مقولات کلیدی امروز سازمانها
حجم ترافیک سنگین درون شهری، هزینه های جاری و حمل و نقل، سرعت و کیفیت انجام کار و بسیاری از موارد دیگر از اموری هستند که سبب شده اند بسیاری از شرکت ها برای رفع آنها اقدام به اجرای کارها به شیوه دور کاری کنند. از کلیدی ترین مقولات امروزی سازمان ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- آغاز به انجام تمام یا بخشی از امور به شیوهی ”دورکاری“
- بهبود فرآیندهای کسب و کار
- مدیریت هزینه های عملیاتی در سطح سازمان
- جذب، حمایت، و رشد ارتباط مطلوب با مشتریان و مراجعان
- گسترش استفاده از اطلاعات وارتباطات در ارائه خدمات و محصولات
- تسریع در نوآوری
- کاهش مشکلات امنیتی و نارساییهای خدمات
- امنیت و حفاظت اطلاعات
برخی از منافع مدیریتی دورکاری
از ساده ترین منافع دورکاری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تداوم امور سازمان در شرایط ویژه
- افزایش بازدهی و توانمندی فکری کارمندان
- برتری دراستخدام و ایجاد شرایط برای رشد نیروهای خلاق و متخصص (بدون محدودیت جغرافیایی)
- گسترش جغرافیایی حوزههای عملکرد سازمانها و نهادها و همچنین ارایه خدمات در سطح ملی و بین المللی
- کاهش هزینههای سربار و تقاضا برای فضای کار از ۲۵ تا ۹۰ درصد
- قابلیت اندازهگیری دقیق عملکردها و نظارت بر پیشرفت
- ازبین رفتن ۶۳ درصد از معضلات حضور و غیاب و تاخیرات
منافع دورکاری برای نیروی انسانی
از منافع دورکاری برای نیروی انسانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود شرایط کار کارمندان
- تجربهی راحتی کار در منزل
- کاهش مدت زمان و اضطرابهای مرتبط با ترددهای شهری به محل کار
- بهبود عملکرد و روحیهی حرفهای
- انعطاف پذیری بیشتر در زمانبندی ها و رسیدگی به امور
- صرفهجویی در هزینههای شخصی
- آزادی عمل در انتخاب و چینش فضای کار
- از بین رفتن میانگین ۴۰ دقیقه مدت زمان تردد به محل کار در روز که برابر است با بوجود آوردن ۸ هفتهی کاری در سال
منافع اقتصادی و اجتماعی دورکاری
علاوه بر منافع اقتصادی برای طرفین، دورکاری مزیت های فراوانی نیز در حوزه های اقتصادی و اجتماعی دارد که مختصر به آن ها اشاره می شود::
- محیط زیست سبزتر
- صرفهجویی قابل توجه در مصرف انرژی
- کاهش حجم ترافیک و معضلات تراکم جمعیت
- گسترش رضایت شغلی و ارتقای رفاه اجتماعی
- ایجاد زیرساخت برای اقتصادی پویا و افزایش بازدهی
- تسریع در خدمت رسانی به مردم
- برابری شهروندان و کمک به کاهش فاصلههای اجتماعی موجود
فعالیت های کلیدی
بی شک اجرای گسترده و علمی دورکاری، حتی در کوتاه مدت نیز قادر به تحولات بی سابقهای خواهد بود که از جهات گوناگون سودمندند.در این راستا و برای پیادهسازی بینقص یک طرح دورکاری موفق، مشاوران دورکاری گام الکترونیک به طراحی بسته ای جامع و تعاملی پرداختندکه در آن مدیران و مسئولین به چارچوبی کلاننگر و عملیاتی که شامل اجزای ذیل باشد دست پیدا خواهند کرد:
- برنامهریزی
- سیاستگذاری
- مدیریت عملکرد
- حمایت مدیریتی
- آموزش، فرهنگسازی، و اطلاعرسانی
- فناوری
- ارزیابی
ابزار دورکاری
ایجاد تغییر از شیوه های فعلی انجام کارها برای گذار به دورکاری و بهره مندی از مزایای آن به عوامل ذیل نیازمند است:
- نیروی انسانی
- شبکه ها و ابزار ارتباطی
- سختافزارهای پشتیبانی
- نرمافزارهای پشتیبانی
- امنیت اطلاعات
ارتباطات یکپارچه
کارآمدی نیروهای انسانی، امنیت و تداوم کسب و کار، و کاهش هزینههای عملیاتی از جمله مواردی هستند که سامانهی ارتباطات یکپارچه برای آنها در هر قسمت برنامهریزی شده و راهحلهای موثری دارد.
هزینهی تماسهای راه دور
با توجه به نیازمندیهای موجود در پیادهسازی عملی مبحث دورکاری، استفاده از قابلیتهای بهینهی نرمافزارهای Office Communications گزینهی ایدهآلی برای دستیابی به اهداف سازمانی به نظر میرسد
- کُدِکهای قابل تنظیم برای شرایط شبکههای مختلف
- اعلام خودکار وضعیت حضور کاربر مورد نظر
- ارتباط راحت و کارآمد از میان ضمیمههای در حال اجرا
- کیفیت بالای صدا بر آی پی (VoIP)
- قابلیتهای کارآمد مدیریت تماسها
- امکانات جامع برای پاسخگویی و پیگیری مکاتبات، پیامها، و وظایف
- اتصال وتنظیم کاربریهای نرمافزار بر روی گوشیهای تلفن همراه
- جستجو، ذخیرهسازی، و ایجاد فولدرهای خاص- منظوره
- یادداشتبرداری هنگام تماسها و سایر عملیات
- برقراری ارتباط صوتی و تصویری
- انتخاب دبیر جلسه
- اشتراک همزمان صفحهی نمایش، فایلها و اطلاعات
- تبادل رسانهای همزمان میان افراد مختلف در مکانهای مختلف
- ثبت ضبط مکالمات و تصمیمات
پیونداتوماسیون-دورکاری
این بستهی نرمافزاری که در غالب امکانات فوق العاده بر سیستم اتوماسیون اداری “الماس گام” معرفی می‌شود شامل برنامههایی است با منظور یکپارچهسازی ارتباطات و فراهم آوردن زیرساخت سازمانی برای پیامرسانی فوری، امکان حضور دائمی، انتقال اطلاعات، و برقراری ارتباطات چند رسانهای و در یک سخن “پیاده سازی موفق دورکاری”. از جمله خصوصیات اصلی این مجموعه میتوان بهموارد زیر اشاره کرد:
- دسترس از راهدور بدون نیاز به وی پی اِن VPN-less remote access
- تسهیم فایلها و مدارک سازمان و دسترسی به SharePoint
- اطلاعات تماس و وضعیت حضور کاربر
- صرفهجویی در هزینهی تماسهای راه دور
- کُدِکهای قابل تنظیم برای شرایط شبکههای مختلف
- اعلام خودکار وضعیت حضور کاربر مورد نظر
- ارتباط راحت و کارآمد از میان ضمیمههای در حال اجرا
- کیفیت بالای صدا بر آی پی (VoIP)
- قابلیتهای کارآمد مدیریت تماسها
- امکانات جامع برای پاسخگویی و پیگیری مکاتبات، پیامها، و وظایف
- اتصال وتنظیم کاربریهای نرمافزار بر روی گوشیهای تلفن همراه
- جستجو، ذخیرهسازی، و ایجاد فولدرهای خاص- منظوره
- یادداشتبرداری هنگام تماسها و سایر عملیات
- برقراری ارتباط صوتی و تصویری
- انتخاب دبیر جلسه
- اشتراک همزمان صفحهی نمایش، فایلها و اطلاعات
- تبادل رسانهای همزمان میان افراد مختلف در مکانهای مختلف
- ثبت ضبط مکالمات و تصمیمات
