انواع موارد پیگیری
نامه: بخشی از درخواستها در قالب نامه مطرح شده و در اتوماسیون اداری ثبت میشود.
مصوبه: بخشی از مصوبات شامل مصوبه های ابلاغی از سازمانهای بالادستی و نهادهای نظارتی است و بخش دیگر، مصوبات داخلی سازمان مانند مصوبات هیئت مدیره، کمیته های تخصصی و… میباشد.
دستور: در مواردی هم لازم است دستور مدیران ارشد سازمان ثبت و پیگیری شده و وضعیت انجام آن مرحله به مرحله گزارش شود.
ثبت موارد پیگیری
در اولین مرحله، مشخصات کلیدی و نظارتی مورد قابل پیگیری ثبت شده و مراحل و زمانبندی پیگیری بعدی، تعیین میشود. هر گروه از موارد پیگیری شامل اقلام اطلاعاتی مربوط به خود است و نیازمند کنترلهای مختص خود میباشد. در این رابطه فرمهای ثبت اطلاعات، با درنظرگرفتن سهولت و سادگی ثبت، طراحی و ایجاد شده است.
ثبت نتایج پیگیری
پیگیری هر یک از موارد ممکن است شامل چندین مرحله پیگیری در فواصل زمانی مختلف باشد. لذا امکان ثبت نتیجه پیگیری در هر مرحله و تعیین زمان مناسب برای پیگیری بعدی فراهم شده است.
ارتباط با اتوماسیون اداری الماس گام
کلیه نامه های سازمان در اتوماسیون اداری ثبت میشوند. در پیگیری موارد مربوط به نامه ها، از اطلاعات کلیدی نامه مانند شماره و تاریخ جهت ارتباط با الماس گام استفاده شده و در فرم پیگیری امکان مشاهده نامه نیز فراهم شده است.
کاربران
با توجه به موضوع سیستم و حوزه تحت تاثیر آن،کاربران سیستم به گروههای زیر تقسیم میشوند:
کارشناس پیگیری: کارشناس پیگیری، مسئولیت انجام امور مربوط به پیگیری و ثبت نتایج آنها را بر عهده دارد.
رئیس دایره پیگیری: ثبت موارد نیازمند پیگیری و اختصاص آن به کارشناس مربوطه بر عهده رئیس دایره پیگیری است. همچنین نظارت بر عملکرد کارشناسان پیگیری و تایید فعالیت آنها در حوزه مسئولیت رئیس دایره پیگیری میباشد.
مدیر سیستم: هدایت و راهبری سیستم از وظایف مدیر سیستم میباشد. این وظایف شامل تعریف دوایر پیگیری، تعیین رئیس و کارشناسان هر دایره و تعریف سایر اطلاعات موردنیاز سیستم میباشد.
مدیران ارشد: مدیران ارشد سازمان به عنوان اصلی ترین ذینفعان سیستم، با دریافت گزارشهای خلاصه و تفصیلی از آخرین وضعیت انجام موارد و نحوه پیگیری آنها مطلع میشوند.
کارتابلها
با توجه به نیازهای شناسایی شده برای کاربران سیستم، کارتابلهای زیر پیش بینی شده است:
کارتابل پیگیری جاری
دراین کارتابل موارد پیگیری که در وضعیت جاری هستند همراه با آخرین وضعیت آنها نمایش داده میشود.
کارتابل پیگیری امروز
این کارتابل شامل مواردی است که زمان پیگیری آنها امروز تعیین شده است. در این کارتابل هر کارشناس موارد مربوط به خود را مشاهده کرده و نتایج پیگیری آنها را ثبت مینماید.
کارتابل پیگیری منتظر تایید خاتمه
در صورتیکه کارشناس پیگیری کننده وضعیت یک مورد را انجام شده تعیین نماید، این مورد جهت بررسی و تایید نهایی به رئیس ارجاع داده میشود. این کارتابل شامل مواردی است که منتظر بررسی و تایید توسط رئیس دایره هستند.
موارد پیگیری خاتمه یافته
موارد پیگیری که انجام آنها توسط رئیس دایره تایید شده و از فهرست موارد پیگیری خارج شده اند در این کارتابل قرار میگیرند.
موارد پیگیری تایید خاتمه نشده
در این کارتابل، کارشناس پیگیری میتواند مواردی را که خاتمه پیگیری آنها توسط رئیس دایره تایید نشده و لازم است مجددا پیگیری شوند را مشاهده نماید.
جستجوها و گزارشها
به منظور تامین نیازهای کنترلی و نظارتی گروههای مختلف کاربران، جستجوها و گزارشهای متنوع زیر وجود دارد:
جستجوی عمومی
بخشی از جستجوهای موردنیاز کاربران با استفاده از امکانات عمومی جستجو و گزارش سازی در سیستم مدیریت اسناد تامین میشود. در این بخش امکان جستجوی موارد پیگیری بر اساس اقلام اطلاعاتی ثبت شده وجود دارد.
جستجوی پیشرفته
با استفاده از جستجوی پیشرفته، کاربر میتواند با ترکیبی از شرایط تعیین شده بر روی اقلام اطلاعاتی، موارد پیگیری موردنظر را جستجو نماید.
جستجوی موضوعی
در این بخش امکان جستجوی موارد پیگیری و مشاهده آخرین وضعیت آنها فراهم شده است. این گزارش با هدف تامین نیاز مدیران ارشد طراحی شده و قابلیت مشاهده در تبلت و موبایل را دارد.
جستجوی موارد تاخیری
مشاهده و بررسی موارد پیگیری تاخیری مربوط به هر یک از حوزهها و ادارات سازمان، همراه با مشاهده پیگیریهای انجام شده و نتایج آنها در این گزارش پیش بینی شده است. این گزارش با هدف تامین نیاز مدیران ارشد طراحی شده و قابلیت مشاهده در تبلت و موبایل را دارد.
گزارش تاخیر در پیگیری موارد
جهت نظارت بر عملکرد کارشناسان پیگیری، در این گزارش موارد پیگیری که در زمان تعیین شده پیگیری نشده یا نتیجه پیگیری آنها ثبت نشده است ارائه میشود.