چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار شامل فازهای زیر می باشد:
- طراحی و آنالیز
فاز طراحی و آنالیز نقطه شروع این چرخه می‌باشد. در این مرحله، سازمان، فرایندهای تجاری و محیط فنی و تکنیکی بررسی می‌شوند و بر مبنای این بررسی فرایندها شناسایی، بازبینی، اعتبارسنجی می‌شوند و در نهایت مدلسازی ارائه می‌شوند. فرایندهایی که با مدلها و نشان گذاری‌های گرافیکی ارائه می‌شوند باعث تسهیل در فهم فرایندها می‌شوند بنابراین ذینفعان مختلف می‌توانند به صورت مؤثر در تعریف و بهبود فرایندها شرکت کنند. تکنیکهای مدلسازی، اعتبارسنجی، شبیه‌سازی و تأیید فرایند در این فاز انجام می‌شوند.
- پیکربندی
پس از مدلسازی و تأیید فرایندها، این فرایندها باید پیاده‌سازی شوند. روش‌های مختلفی برای انجام این کار موجود می‌باشد. آنها می‌توانند با یک مجموعه از سیاستها و رویه‌هایی که توسط افراد سازمان پذیرفته شده‌است انجام شوند. در این حالت ممکن است که اجرای فرایندها بدون هیچ سیستم نرم‌افزاری باشد. در این مرحله سیستم نرم‌افزاری برای اجرای فرایندها پیاده‌سازی می‌شود. مدلسازی فرایندها در پیاده‌سازی این سیستم‌ها کمک می‌کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تأیید شده ان باشد. این پیکربندی شامل تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم‌های نرم‌افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند تجاری می‌باشد. اغلب در سازمانها فرایندها با سیستم‌های موجود پشتیبانی می‌شوند در فاز پیکربندی باید بتوان سیستم‌های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد. سیستم مدیریت اطلاعات فرایندهای تجاری جنبه تراکنشی دارد.
- اجرایی کردن
بعد از پیکربندی سیستم فرایندها به صورت قانونی در می‌آیند. این فاز فرایندهای واقعی و در حال اجرا را شامل می‌شود. فرایندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه‌اندازی شده‌اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال می‌کنند. سیستم مدیریت فرایند تجاری به طور مؤثر اجرای فرایندهای تجاری را کنترل می‌کند. مولفه نظارت در سیستم مدیریت فرایند تجاری وضعیت فرایندها را مشخص می‌کند. نظارت فرایندها یک مکانیزم مهم در صحت اطلاعات فرایندها می‌باشد. اطلاعات مربوط به جزییات فرایندها در سیستم مدیریت فرایند تجاری قابل دسترس می‌باشد. اطلاعات نظارتی بر مبنای وضعیت فرایندها می‌باشد. در این فاز داده‌های اجرایی با ارزش به صورت Log File جمع‌آوری می‌شوند.
- ارزیابی
در این فاز از اطلاعات موجود برای ارزیابی و بهبود مدلهای فرایندی استفاده می‌شود. این ارزیابی با تکنیکهای مانند کاوش فرایند و نظارت بر فعالیتهای تجاری انجام می‌شود. این تکنیک‌ها به شرح زیر می‌باشند.
- کاوش فرایند:
کاوش فرایند مجموعه‌ای از روشها و ابزارهای مرتبط با نظارت بر فرایند می‌باشد. هدف از کاوش فرایند، تحلیل ثبت وقایع (Event Logs) استخراج شده در طی نظارت بر فرایند و مقایسه آنها با یک مدل فرایند منطقی می‌باشد. این کاوش را از سه منظر می‌توان بررسی کرد: منظر فرایندی: در این منظر کنترل گردش کار و علت انجام فرایندها بررسی می‌شود. منظر سازمانی: در این منظر ساختار سازمانی و افراد درگیر در فرایند مورد نظر می‌باشند. منظر داده‌ای: در این منظر داده‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند. - نظارت بر فعالیت تجاری:
نظارت بر فعالیت تجاری، نظارت اتوماتیک بر فعالیت فرایند کسب و کار است و به صورت ماژولی در سیستم مدیریت فرایند تجاری پیاده‌سازی می‌شود. به منظور استفاده از BAM باید شاخص‌های کلیدی کارایی شناسایی شوند و سیستمی به منظور نظارت و پاسخگویی به تغییرات به صورت بی‌درنگ ساخته شود.
مزایای مدیریت فرایندهای تجاری
مدیریت فرایند تجاری علاوه بر خودکارسازی گردش کار قابلیتهای دیگری را فراهم کرده‌است این قابلیتها به سازمانها این امکان را می‌دهند که بتوانند فرایندهای بیشتری را کنترل کنند. برخی از مزایای استفاده از BPM به شرح زیر می‌باشد:
- مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می‌نماید.
- خودکار سازی اجرای فرایندها: با BPM تمام قوانین و منطق‌های تجاری سازمان اتوماتیک خواهند شد.
- شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها: همچنین BPM معیارهایی را فراهم می‌کند برای اندازه‌گیری هزینه فرایندها و زمان اجرا که در این صورت بهینه‌سازی بر اساس نتایج واقعی خواهد بود.
- حذف فعالیتهای غیر ضروری: در BPM به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می‌توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری داشته باشند.
- کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت وضعیت فرایندها را ممکن می‌سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آنها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه‌گیری آنها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم.
- همکاری مشتری‌ها و شرکا در فرایندهای تجاری: BPM امکان همکاری مشتریان و شرکا را از خارج از سازمان فراهم می‌کند؛ و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند. بسیار کاربردی خواهد بود.
- کاهش منابع مورد نیاز: فرایندهای کسب و کار به افراد و منابع بسیاری نیاز دارند تا اجرا شوند. BPM می‌تواند تعداد منابع مورد نیاز برای یک فرایند را کاهش می‌دهد.
- افزایش هماهنگی: BPM هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.
- افزایش سرعت اجرای سیکل فرایندها: BPM با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آنها سرعت کسب و کار را بهبود می‌دهد.
- افزایش رضایتمندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آنها باعث می‌شود که مشتریان سریعتر و اسانتر به نیازمندی‌های خودشان برسند.
- چابکی سازمان: BPM این امکان را برای سازمانها فراهم می‌کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال کنند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می‌نماید.
استانداردهای مدیریت فرایند کسب و کار
استانداردهای مدیریت فرایند کسب و کار برای توسعه فرایندها معرفی شده‌اند، اما همهٔ آنها محدودیت‌های خاصی دارند. آخرین نسخه‌ای که استفاده شده است BPMN 2.0 می‌باشد. این استاندارد طراحی و ویژگی‌های زبان برنامه‌نویسی را پشتیبانی می‌کند که در استانداردهای قبلی این قابلیت گم شده بود. هنگامی که تحلیلگر کسب و کار یک فرایند کسب و کار را طراحی می‌کند، اضافه کردن برخی جزئیات فنی به آن برای توسعه دهندگان دشوار است، اما BPMN 2.0 این کار را برایشان راحت کرده است.