مدیریت الکترونیکی اسناد شامل تمامی عملیات حفظ، نگهداری، چرخش و بازیابی اسناد توسط رسانه‌های الکترونیکی به شمار می‌رود. پیشرفت فن‌آوری اطلاعات و ارائه سیستم‌های مکانیزه و نگهداری و آرشیو اسناد باعث شده میزان بسیار زیادی از هزینه‌های نگهداری اسناد کاهش یابد و امکان مدیریت مقرون‌به‌صرفه این اسناد فراهم شود. شرکت گام الکترونیک الگوهای مختلفی برای انتخاب و خرید این‌گونه از نرم‌افزارها ارائه داده ‌است که بسته به نوع سازمان، حجم، پیچیدگی و میزان محرمانگی اسناد می‌توان یکی از روش‌های موجود را انتخاب و مسیر سخت و تاریک بایگانی فیزیکی را جایگزین راه راحت و روشن بایگانی الکترونیکی کرد.

برخی از قابلیت‌های سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی به شرح زیر است:

نگهداری اسناد در سازمان‌هایی که به روش سنتی اداره می‌شوند، به‌گونه‌ای است که همواره این نگرانی‌ها را برمی‌انگیزد و از این رهگذر چه بسیار اسناد باارزش یا از بین می‌رود و یا کسی را به آن‌ها دسترسی نیست. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی کارآمد پاسخ مناسبی به همه این پرسش‌هاست و این نگرانی‌ها را برطرف می‌کند. سیستم مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک از اسناد یک سازمان با اسکن آنها یک نسخه الکترونیک تهیه می‌کند و مزایای زیر را به بار می‌آورد:

آزاد شدن فضاهای اشغال شده توسط اسناد
در حال حاضر فضای زیادی در ادارات و سازمان‌ها با مدارک کاغذی اشغال‌شده است ، که با توجه به قیمت بسیار بالای زمین و هزینه‌های نگهداری مخازن، این امر کاملا غیراقتصادی است.
امکان جستجوی بین اسناد در کمترین زمان
در آرشیو اسناد به‌صورت فیزیکی برای پیدا کردن سند باید زمان بسیاری صرف کرد، یک کارمند حرفه‌ای ۵ تا ۱۵ درصد از وقت خود را صرف مطالعه مدرک و ۵۰ درصد وقت را صرف پیدا کردن مدرک می‌کند.
هیج سندی گم نمی شود
بسیاری از اسناد در بایگانی‌ها مفقود می‌شوند، در آرشیو اسناد به‌صورت الکترونیکی همیشه نسخه پشتیبان وجود دارد و به‌هیچ‌وجه سندی گم و نابود نمی‌شود.

هیج سندی نابود نمی شود
کاغذ به سبب کاغذ بودنش، عمر محدودی دارد و در بهترین شرایط هم به‌مرور از بین می‌رود.

هیچ سندی اشتباه بایگانی نمی‌شود
در بایگانی سنتی، گردش مدارک و بایگانی مجدد به‌صورت دستی انجام می‌شود و به همین دلیل اشتباه ، اجتناب‌ناپذیر است.

امکان دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان
وقتی اسناد در محل اداره بایگانی‌شده‌اند ، بدین معناست که شما دسترسی خود را به مکان اداره و زمان اداری محدود کرده‌اید، درصورتی‌که می‌توانید با پویش اسناد و ذخیره آنها به‌صورت دیجیتالی در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید.

شفاف سازی
با پویش اسناد دسترسی به مدارک به‌مراتب آسان‌تر خواهد شد، بنابراین مخفی‌کاری و فساد اداری از بین می‌رود.

صرفه‌جویی درکاغذ (حفاظت از محیط‌ زیست)
باصرفه جویی در کاغذ نه‌تنها واردات این محصول را کاهش می‌دهید بلکه از قطع شدن درختان بی‌شماری جلوگیری می‌کنید و در جهت حفظ محیط‌زیست گام موثری برمی‌دارید .

پاسخ به ارباب رجوع در حداقل زمان ممکن
علی رغم تلاش‌های کارمندان دفتری ، در اکثر موارد رضایت کامل ارباب‌رجوع حاصل نمی‌شود. با بهره‌گیری از دستگاه‌های مکانیزه کارکنان می‌توانند به سهولت رضایت ارباب‌رجوع را جلب کرده در کمترین زمان بیشترین کمک را ارائه نمایند.