مراحل فرآیند ضبط:

به طور کلی فرآیند ضبط شامل سه فعالیت مجزا به شرح زیر است:
۱- پالایش اسناد و پرونده‏ها
۲- اسکن و تصویربرداری از اسناد کاغذی
۳- ورود اطلاعات مرتبط با پرونده‏ها، اسناد و داده‏های سازمانی
فرآیند ورود اطلاعات اسناد، با استفاده از ابزارهای هوشمند شها قابل خودکارسازی است. درصورتی که فرآیند ورود اطلاعات با استفاده از شها به صورت هوشمند انجام شود سهم انسان در پردازش‏ها به طور چشمگیری کاهش می‌یابد. با توجه به تجربه شرکت گام الکترونیک، می‌توان گفت به طور عمومی بیش از ۷۵ درصد اسناد پرونده‏های مختلف به صورت مکانیزه قابل شناسایی و پردازش است. هر چه بخش‏های مختلف فرآیند توسط عامل ماشینی انجام شود سهولت، دقت، دسترس‏پذیری و مقیاس‏پذیری بیشتری فراهم می‌گردد.
انتخاب روش اجرا نیازمند تحلیل شرایط پروژه، هزینه و ریسک‏های آن است. بنابراین برای پالایش، اسکن و ورود اطلاعات اسناد پرونده پروژه‏ها دو روش هوشمند را بررسی می‏کنیم که در ادامه تشریح شده است. اسناد الکترونیکی در سیستم مدیریت اسناد الماس گام آرشیو خواهد شد و بر اساس مشی امنیتی موسسه موردنظر در دسترس کاربران مجاز قرار خواهد گرفت. هم چنین انتظار می‏رود پس از ورود اطلاعات، ارتباط میان اسناد مطابق ساختار فیزیکی پرونده آنها قابل مشاهده و بررسی باشد.
دستاوردهای استفاده از شها، کاهش هزینه، زمان و خطای انسانی در فرآیند ورود اطلاعات اسناد است. بنابراین در این روش پالایش و اسکن اسناد مانند روش سنتی انجام می‌شود اما در مرحله استخراج و ورود اطلاعات، تکنولوژی شناسایی هوشمند بکارگرفته خواهد شد. روش هوشمند شامل سه فعالیت کلی زیر است:
• پالایش و اسکن اسناد
• شناسایی هوشمند اسناد
• پردازش‏های تکمیلی و استخراج محتوای اسناد
پس از پالایش و اسکن اسناد، اسناد الکترونیکی با استفاده از ابزار انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد الماس گام منتقل خواهد شد و سپس با استفاده از شها، اسناد پردازش و برچسب‏گذاری می‏شود. در این روش پس از تامین تجهیزات و سخت‏افزار موردنیاز، سیستم شناسایی هوشمند اسناد (شها) که توسط شرکت گام الکترونیک تولید شده است در مرکز داده شرکت صدرا نصب می‏شود. با توجه به استقرار سرویس‏های شها، پس از انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت اسناد انتظار می‌رود بخش اعظمی از فرآیند ورود اطلاعات به صورت مکانیزه انجام ‌شود. از آنجایی که بیشتر فعالیت‏ها به صورت خودکار و توسط شها انجام می‏شود استفاده از نیروی انسانی فقط به بخش پالایش و اسکن محدود می‏شود. با توجه به قابلیت فراگیری شها، باید اسناد و الگوهای موردنظر به سیستم آموزش داده شود و هرچه این آموزش در مراحل بعدی تقویت شود موجب کارآمدی بیشتر و افزایش نرخ پردازش هوشمند سیستم شها می‏گردد. در شرایط عمومی ممکن است بعضی از اسناد به صورت هوشمند قابل شناسایی نباشد برای این دسته از اسناد در صورت لزوم باید فرآیند سنتی ورود اطلاعات اجرا شود. هدف اصلی روش هوشمند آن است که تا حد امکان تعداد اسنادی که نیازمند شناسایی دستی (روش سنتی) می‏باشد کاهش یابد.

اهداف شها

اهداف شها عبارت است از:
• افزایش نرخ شناسایی و پردازش هوشمند
• افزایش دقت و سرعت پردازش
• کاهش دخالت انسان در کل فرآیند
• سهولت بازیابی و دسترسی تصویر اسناد
در روش سنتی باید کاربر با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم مدیریت اسناد، سند موردنظر را واکشی کرده و پس از شناخت بصری و درک کلی راجع به محتوای آن، از طریق واسط کاربری طراحی شده داده‏های لازم را وارد نماید که عامل مهمی در کاهش سرعت ورود اطلاعات است. از آنجایی که ورود اطلاعات اسناد، فعالیت پایه در بسیاری از ویژگی‏های کاربردی سیستم مدیریت اسناد است مسئله دقت و صحت ورود اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا ورود اطلاعات صحیح موجب دسترسی ساده‏تر به سند، امکان جستجو، گزارش‏های کاربردی، بررسی و رفع نقایص پرونده‏ها می‌گردد. شها یک ماشین هوشمند است و بر اساس برنامه دقیق عمل می‌کند و چون از میزان دخالت انسان در فرآیند می‌کاهد موجب افزایش دقت و کاهش خطای انسانی می‌گردد.