سیستم مدیریت جلسات و مصوبات
یکی از مهمترین عوامل ایجاد مزیت رقابتی در سازمان‌های پیشرو، تصمیم‌گیری به موقع از سوی مدیران، رد‌گیری و نظارت بی‌واسطه برای حصول اطمینان از اجرای سریع و بدون حاشیه این مصوبات می‌باشد..در واقع یکی از شاخص‌های کلیدی بهره‌وری در سازمان، میزان انطباق و هماهنگی بدنه سازمان با نگاه راهبردی مدیران می‌باشد که محصول این شاخص پاسخ مثبت و تبلور تغییر در زمان مورد انتظار می‌باشد.
سامانه مدیریت جلسات و مصوبات الماس گام می‌تواند با برنامه ریزی دقیق، مدیریت زمان و جلسات، افزایش سرعت عمل، مدیران را برای رسیدن به این مهم یاری رساند.
تقویم :
- تعریف تقویم و به اشتراک گذاری آنها در سطوح مختلف
- (تعریف تقویمهای عمومی و سازمانی(مانند تقویم مناسبتها
- گروهبندی تقویمها توسط کاربران
- نمایش تقویم به کاربران به صورت روزانه، هفتگی، ماهیانه
جلسات :
- تعریف انواع جلسات و رویدادها
- ثبت رویدادها، جلسات و قرار ملاقاتها با انتخاب نوع تقویم
- ثبت رویدادهای با الگوهای تکرار روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه
- تعیین درجه فوریت جلسه
- تعیین جانشین توسط مدعوین
- امکان الصاق فایل به جلسات و مدیریت حجم آنها
- ثبت وضعیت حضور مدعوین به جلسه و تهیه گزارش
- امکان لغو قرار ملاقات و اطلاعرسانی به اعضای جلسه
- ثبت شماره جلسه با الگوهای مختلف و شیوه‌های تعریف‌شده شماره‌گذاری
- امکان مدیریت انواع فایل‌های الصاقی با تعریف لیست سیاه و لیست سفید
- تعیین تاییدکننده برای جلسات و ارسال پیام درخواست تایید
- امکان ارسال پیام یادآوری به صورت پیامک، پست الکترونیک و پیام در سیستم اتوماسیون اداری
- امکان ارسال فهرست جلسات روز آتی به صورت پیامک
- برنامهریزی جلسه و تخصیص زمان به هریک از مدعوین
- امکان مشاهده برنامه مدعوین و گزارش تداخل جلسات
- جلوگیری از قرارگیری فایل‌های ویروسی
- ثبت شرح جلسه
مصوبات :
- کنترل ثبت مصوبات تکراری بر اساس نامه‌های مرتبط
- تعیین سطح دسترسی مصوبه
- ثبت شماره مصوبات با الگوهای مختلف و شیوه‌های تعریف‌شده شماره گذاری
- امکان الصاق فایل به مصوبات
- امکان تعیین وضعیت پیش‌نویس بر اساس تصمیم مدعوین بهصورت منتظر طرح، ناتمام، بایگانی، مخالفت شده، مصوب و…
- قابلیت تعریف چیدمان تصاویر امضای امضاکنندگان در نسخه چاپی مصوبه
- استفاده از امضای دیجیتال با بکارگیری توکنهای امنیتی
- کنترل اعتبار امضای امضاکنندگان براساس تغییرات متن مصوبه
- نمایش کارتابل مصوبات برای مدیران و دسته‌بندی آن
- چاپ مصوبه در قالبهای Word و PDF
- امکان بررسی مدیران بر روی مصوبات بدون حضور در جلسات
- اخذ شماره برای مصوبات محرمانه توسط اعضا بدون ایجاد دسترسی به کاربران دیگر سیستم
- امکان ثبت ابلاغیه برروی مصوبه به صورت نامه در سیستم اتوماسیون و ارجاع اتوماتیک به امضاکنندگان ابلاغیه
- امکان مشاهده تغییرات شرح مصوبه بر اساس کاربر ویرایش کننده و تاریخ تغییر و مقایسه Side by Side
- ثبت مصوبه در داخل جلسه توسط اعضا یا دبیرجلسه بدون نیاز به ارجاع کار به واحد مربوطه
قابلیتهای عمومی :
- احراز هویت کاربران به صورت متمرکز و مبتنی بر SSO
- کنترل دسترسی کاربران به قسمت‌های مختلف سیستم به صورت متمرکز
- سیستم با قابلیت اجرا برروی سیستم عامل‌ها و مرورگر‌های مختلف در سمت کلاینت و سرور
- امکان ارتباط با سایر سیستمهای سازمانی مانند تدارکات، اتوماسیون، اعتبارات و … جهت جلوگیری از دوباره کاری با چاپ بی‌مورد اسناد برای مدعوین
- مدیریت اطلاعات پایه به صورت محلی بدون نیاز به مدیر‌سیستم سراسری:
- تعریف انواع ذینفعان اعم از پیشنهاد‌دهنده، ارجاع دهنده، پیگیریکننده و …
- تعریف انواع مصوبات به صورت درختی
- تعریف شرح مصوبات پیشفرض (متون پرکاربرد و رایج)
- تعریف انواع قالبها برای گروهکاری مانند قالب دستور جلسات، مصوبات، ابلاغیه و …
- قابلیت تعریف موضوعات ارجاع شده و پیش‌نویس مصوبات و جستجو بر روی آنها
- تعریف گروه‌های کاری، شیوه شماره‌گذاری جلسات و مصوبات و ثبت رویدادها
گزارشات:
این سیستم بدین منظور طراحی شده تا مدیران و مسئولین بخشهای مختلف بتوانند از تمام فعالیت‌های مربوط به ثبت جلسات و مصوبات کارمندان خود مطلع شوند و گزارشی جهت ارائه به مسئولین بالا دست خود تهیه کنند. سیستم مدیریت گزارشات این قابلیت را فراهم می‌کند که با انتخاب نوع گزارش خود و وارد کردن تعدادی پارامتر ورودی، بتوانند گزارش مورد نظر خود را دریافت کنند.
لیست گزارشات پیش فرض سیستم مدیریت جلسات و مصوبات
- لیست جلسات براساس تاریخ ساخت و تاریخ برگزاری
- لیست جلسات براساس پست سازمانی
- لیست جلسات براساس نام و نام خانوادگی
- لیست موضوعات و مصوبات بر اساس عنوان و متن
- لیست موضوعات و مصوبات بر اساس گروه کاری
- گزارش موضوعات بر اساس شماره ثبت جلسه
در گزارشات فوق مواردی همچون تعداد کل جلسات، ساعت کل جلسات، تعداد جلسات برگزار شده، ساعت جلسات برگزار شده، تعداد جلسات برگزار نشده، ساعت جلسات برگزار نشده، تعداد جلسات لغو شده، ساعت جلسات لغو شده، عنوان جلسه، نوع جلسه، شماره ثبت، مدعوین، محل جلسه و … به کاربر درخواست کننده نمایش داده می‌شود.در صورت نیاز به کسی اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک نمائید.
کاربردهای اصلی این سیستم را می‌توان به بخشهای زیر تقسیم بندی نمود:
Composite of Calendar Pages and Clock
مدیریت موضوعات ارجاعی:
• تعریف گروه‌های کاری
• تعریف انواع ذینفعان اعم از پیشنهاد دهنده، ارجاع دهنده، پیگیری کننده و …
• تعریف انواع مصوبات به صورت درختی
• تعریف شرح مصوبات پیش فرض (متون پرکاربرد و رایج)
• تعریف انواع قالبها برای گروه کاری مانند قالب دستور جلسات، مصوبات، ابلاغیه و …
• قابلیت تعریف موضوعات ارجاع شده و پیش نویس مصوبات و جستجو بر روی آنها
دستور گذاری و مدیریت جلسات:
• تعریف انواع جلسات و رویدادها
• تعریف منابع رویدادها
• تعریف تقویم و به اشتراکگذاری آنها در سطوح مختلف
• تعریف تقویمهای عمومی و سازمانی (مانند تقویم مناسبتها)
• گروهبندی تقویمها توسط کاربران
• ثبت رویدادها، جلسات و قرارهای ملاقات
• ثبت رویدادهای تکراری با الگوهای تکرار روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه
• ثبت شماره جلسه با الگوهای مختلف و شیوه های تعریف شده شماره‌گذاری
• ثبت مدعوین و انواع مختلف حضور و نقش
• تعریف دستور جلسه
• تعیین جانشین توسط مدعوین
• امکان مشاهده برنامه مدعوین و گزارش تداخل جلسات
• پیشنهاد اولین زمان مناسب برای جلسات بر اساس برنامه کاری مدعوین
• تعیین تایید کننده برای جلسات و ارسال پیام درخواست تایید
• امکان الصاق فایل به جلسات
• تعیین پیشنهاد کننده برای جلسه
• تعیین ترتیب نمایش مدعوین در سیستم
• تعیین حاضرین و غایبین جلسه
• ثبت شرح جلسه
• نمایش تقویم به کاربران به صورت روزانه، هفتگی، ماهیانه
• نمایش فهرستی جلسات با قابلیت جستجو بر اساس اطلاعات مختلف ثبت شده برای جلسات مانند عنوان، محل برگزاری، نوع و …
• امکان ارسال پیام یادآوری به صورت SMS، Email و پیام در سیستم اتوماسیون قبل از برگزاری جلسه
• امکان ارسال فهرست جلسات روز آتی برای کاربران به صورت SMS
• امکان پرینت برنامه روزانه برای مدیران
• قابلیت چاپ دستور جلسات با فرمت دلخواه
مدیریت مصوبات (سیاستگذاری و تصمیم‌گیری):
• ثبت مصوبات
• تعیین ذینفعان مصوبه
• ثبت نامه‌های مرتبط به هر مصوبه
• کنترل ثبت مصوبات تکراری بر اساس نامه های مرتبط
• تعریف فهرست امضاکنندگان مصوبه
• تعیین ترتیب امضای امضاکنندگان
• تنظیم ترتیب امضا و ترتیب نمایش امضاکنندگان بر روی هر مصوبه بنا به نیاز
• تعیین سطح دسترسی مصوبه
• ثبت شماره مصوبات با الگوهای مختلف و شیوه های تعریف شده شماره‌گذاری
• قابلیت تعیین حداقل امضای مورد نیاز برای مصوبات هر گروه کاری و تصویب و ثبت اتوماتیک آن (در صورت نیاز)
• قابلیت تعریف چیدمان تصاویر امضای امضاکنندگان در نسخه چاپی مصوبه
• استفاده از امضای دیجیتال با بکارگیری توکنهای امنیتی
• کنترل اعتبار امضای امضاکنندگان بر اساس تغییرات متن مصوبه
• امکان مشاهده تغییرات شرح مصوبه بر اساس کاربر ویرایش کننده و تاریخ تغییر و مقایسه Side-by-Side
• امکان الصاق فایل به مصوبات
• امکان تعیین وضعیت پیش نویس بر اساس تصمیم مدعوین همچون منتظر طرح، ناتمام، بایگانی، مخالفت شده، مصوب و …
• امکان ثبت ابلاغیه بر روی مصوبه به صورت نامه در سیستم اتوماسیون و ارجاع اتوماتیک به امضاکنندگان ابلاغیه
• امکان برچسب گذاری بر روی مصوبات
• نمایش کارتابل مصوبات برای مدیران و دسته بندی آن
• نمایش فهرست مصوبات امضاشده یا امضا نشده به صورت گروهبندی شده
• قابلیت گروه بندی مصوبات بر اساس نوع، ذینفع، تاریخ، وضعیت و ….
• قابلیت چاپ مصوبه در قالبهای Word و PDF
• امکان جستجو بر روی موضوعات و مصوبات بر اساس پارامترهای مختلف
• امکان بررسی و تصمیم‌گیری مدیران بر روی مصوبات بدون شرکت در جلسات
• قابلیت ثبت مصوبه در داخل جلسه توسط اعضا یا دبیر جلسه بدون نیاز به ارجاع کار به واحد مربوطه و اخذ شماره برای مصوبات محرمانه توسط اعضا بدون ایجاد دسترسی به کاربران دیگر سیستم
قابلیتهای عمومی / مشترک:
• مدیریت اطلاعات پایه به صورت محلی بدون نیاز به مدیر سیستم سراسری
• بکارگیری اطلاعات پایه سیستم اتوماسیون اداری برای جاوگیری از ورود اطلاعات تکراری
• مدیریت کاربران بر اساس ارتباط با سیستم مدیریت امنیتی مرکزی و SSO
• قابلیت اجرای سیستم بر روی تبلت و دسکتاپ بدون وابستگی به مرورگر (Cross Platform / Cross Browser)
• امکان شخصی سازی صفحات برای کاربران
• امکان ارتباط با سایر سیستمهای سازمانی همچون تدارکات، اتوماسیون، اعتبارات و … جهت جلوگیری از دوباره کاری با چاپ بی مورد اسناد برای مدعوین
• امکان تعریف گزارشای چاپی، دستور جلسات و .. بر اساس نیاز مشتری و کاربر با رعایت مسائل دسترسی و …